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Planea el mejor evento empresarial

Planea el mejor evento empresarial

¿Estás iniciando tu carrera como planificador de eventos? Mantén la calma, la clave para que todo salga a la perfección es la organización. Considera los siguiente aspectos para tener éxito en tu evento.

Objetivos: ¿qué es lo que se está buscando con este evento?, es decir, ¿cuáles son los objetivos a seguir? Estos serán el punto de partida para la convocatoria de invitados, asistentes, dinámicas, programas, materiales, etcétera.

Tema, fecha y sede: si ya hay claridad en lo que se pretende comunicar hay que establecer cuándo, dónde y sobre qué temas será el evento. Esta información es necesaria para realizar los materiales que servirán como difusión del mismo. No olvides la convocatoria y la difusión del evento. Realizarlo con anticipación te ayudará a tener un mayor quórum.

Espacio: en caso de que el evento no sea en las instalaciones de la empresa, considera buscar un espacio en el que se puedan instalar sillas, mesas o escenario en caso de ser necesario. Considera también el servicio de café, alimentos, acceso a internet, decoración, equipo de iluminación, audio y video. En el caso de los alimentos, elige siempre opciones comunes, para evitar que algunos asistentes no coman ciertos platillos.

Alojamiento de asistentes: si el evento es en otra ciudad o tendrás invitados foráneos, no olvides el hospedaje. Busca convenios de alojamiento en hoteles cercanos a la sede y ofrécelos a los asistentes. Define si el costo de las habitaciones correrá por cuenta de la empresa o si lo paga cada asistente. Adicional, si el lugar está retirado de las oficinas, contrata una opción de transporte privado y/o los costos del estacionamiento o valet parking.

Agenda de actividades: establecer una agenda será muy útil para los ponentes y los invitados. De esta manera, podrán programar sus actividades y estar presentes en tu evento. Elabora un “minuto a minuto” o un checklist, para que tengas un mayor control de la logística del evento y no se te pase ningún detalle Toma en cuenta el tiempo de registro de los asistentes, así como una agenda técnica en caso de tener producción como parte de tu evento.

Confirmación de ponentes y asistentes: a pesar de que hayas hecho la confirmación de los ponentes con bastante anticipación, confirma su participación dos semanas antes del evento. En caso de cancelación podrás buscar una segunda opción. Contar con la confirmación de los asistentes, te ayudará a calcular los lugares en las mesas, o sillas , así como la cantidad de alimentos y bebidas.

Comité organizador: si cuentas con más personal en tu empresa de organización de eventos, entonces delegar actividades será esencial. Además, tendrás diversos puntos de vista y la división de actividades agilizará la organización.

Kit de bienvenida o de prensa: si a tu evento asistirán periodistas y reporteros, elabora un kit especial. Incluye el programa, semblanzas de los ponentes, objetivos del evento y datos de contacto por si tienen alguna duda. En el caso de los asistentes, siempre te agradecerán que les proporciones además de la agenda de trabajo, pluma y cuaderno para hacer anotaciones, considéralo.

No olvides estar en comunicación constante con los asistentes.

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